Kurz Vorab: Inventur – Notwendiges Übel oder wichtiger Entscheidungs-Hebel?
Kaufleute, die eine Bilanz und GUV erstellen, sind zum Ende ihres Geschäftsjahres dazu verpflichtet, eine Inventur durchzuführen.
Die Inventur ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern sollte auch im Eigeninteresse jedes Unternehmens durchgeführt werden. Durch den Bestandsabgleich von „SOLL versus IST“ erhält das Unternehmen wichtige Einblicke:
Auffällige Fehlmengen können Hinweise auf unsaubere Bestandspflege oder sogar Diebstahl sein. Ein Unternehmen läuft somit Gefahr, die eigene finanziellen Situation falsch einzuschätzen oder Aufträgen nicht nachkommen zu können, weil die zu liefernden Artikel unerwartet „out of stock“ sind.
Die „klassisches“ Inventurdurchführung: Sieht es bei Ihnen am Silvesternachmittag SO aus?
Bei der klassischen Inventur hat man sofort ein Bild im Kopf:
Nach Ladenschluss wimmeln die Mitarbeiter mit Inventurlisten und gespitzten Bleistiften durch Lager und Regale, suchen Artikelnummern, zählen und notieren Bestände; am Ende müssen alle Listen erfasst werden, entweder
- manuell direkt im Warenwirtschaftssystem oder
- manuell erst einmal in Excel, und diese Datei wird anschließend in die Warenwirtschaft importiert
Das kostet Zeit (und ist fehleranfällig).
Bei großen Abweichungen macht man sich anschließend auf die Jagd nach Fehlerquellen:
- wurden die richtigen Artikel erfasst (richtige Artikel-Nummer / Charge / etc.)?
- stimmen die Mengen (beim Eintragen in die falsche Zeile gerutscht, etc.)?
- wurden die Daten richtig ins Warenwirtschaftssystem übertragen (in der Spalte oder Zeile verrutscht / Zahlendreher / eine Null zu viel / Excel-Liste falsch angelegt oder importiert, etc.)?
Das kostet Nerven.
Inventur 2.0: Zeit sparen und Fehler vermeiden mittels digitaler Erfassung
Bei der Inventur 2.0 mittels digitaler Erfassung werden Stift und Inventurliste durch Mobilgeräte wie Tablet oder Handy oder spezielle MDE (Mobile Datenerfassung)-Geräte ersetzt.
Die Geräte funktionieren gleichzeitig als Scanner und Erfassungs-/Speichermedium. Jeder Artikel wird anhand seines Barcodes – im Idealfall einzeln- gescannt und direkt über die Software erfasst. Die Daten aus der Software werden dann über eine Schnittstelle in das Warenwirtschaftssystem zurückgespielt.
Die Voraussetzungen dafür sind, dass
- alle Artikel, die noch nicht vom Hersteller mit einem Barcode ausgestattet sind, direkt bei Wareneingang einen Barcode erhalten
- Erfassungsgerät (am besten: MDE), APP / Software und Schnittstelle auf das Warenwirtschaftssystem abgestimmt sind
ERP NetworX-TIPP: MDE-Geräte kann man für die Dauer der Inventur übrigens auch mieten!
Besonders interessant wird die digitale Inventur für Branchen,
- die für Ihre Produkte außer der Artikelnummer noch zusätzliche Differenzierungsmerkmale benötigen wie
- Seriennummern (z.B. Fernseher)
- Chargen (z.B. Lebensmittel)
- Verfallsdaten (z.B. Medikamente)
- etc.
Über 2D-Barcodes (GS1-128) lassen sich auch diese Zusatzinformationen abbilden.
- die über komplexere Lagersituationen verfügen, also mehrere zusätzliche Lagerflächen für den gleichen Artikel unterhalten
- im Verkaufsraum
- im Zugriffs- und im Hochregallager
- im Außenlager
- beim Kunden
- etc.
Wussten Sie schon: für büro+ gibt es für diese Lagersituation eine spezielle Erweiterung „Logistik & Versand“.
Was auch immer Sie in Sachen Inventur vorhaben:
wir sind von der Beratung bis zur Schnittstelle für Sie da!
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